Про Excel принято говорить снисходительно, и зря. Таблица не падает по ночам, не требует администрирования и не зависит от того, ответит ли подрядчик. Компании живут так годами, и ничего страшного с ними не происходит.
Трудности приходят от нескольких конкретных вещей, и каждую видно по своему признаку. Признак либо есть, либо его нет — с этим работать проще, чем с ощущением «пора бы уже».
Что таблица делает хорошо
Сначала о сильных сторонах — иначе легко заменить работающее на дорогое:
- меняется мгновенно и без разработчика;
- понятна всем без обучения;
- считает что угодно;
- не требует отдельного бюджета;
- легко отдать, скопировать, распечатать.
Ни одна система не даст такой скорости изменений. Если Вам нужно завтра начать учитывать новый показатель, в таблице это две минуты, а в системе — задача разработчику.
Шесть признаков, что таблица перестала справляться
1. С файлом работает больше одного человека одновременно. Появляются «копия», «копия финальная», «копия финальная 2», и кто-то обязательно правит не ту. Облачные таблицы снимают половину вопроса: редактировать вдвоём в них можно. Вторая половина остаётся — кто-нибудь всё равно скачает файл себе «чтобы не мешать», и через неделю Вы сводите две разошедшиеся версии руками.
2. Данные нужно вводить дважды. Заявка пришла — записали в таблицу заявок; согласовали — переписали в таблицу заказов; отгрузили — перенесли в отчёт. Каждый перенос — это время и шанс ошибиться, а ошибку находят не сразу: в отчёте она выглядит как обычная цифра.
3. Нужны права доступа. Менеджер должен видеть свои сделки, но не зарплаты и не закупочные цены. В таблице это решается только отдельными файлами, а отдельные файлы — это снова пункт 1.
4. Нужна история изменений. «Почему здесь эта сумма и кто её поставил» — вопрос, который рано или поздно задают, обычно при разборе спорной сделки. В таблице отвечать на него нечем: ячейку перезаписали, прежнее значение исчезло.
5. От таблицы начинают ждать действий. Отправить клиенту уведомление, сформировать документ, напомнить о просроченной задаче. Таблица хранит и считает; всё остальное держится на человеке, который вовремя вспомнил.
6. Клиент хочет смотреть сам. Статус заказа, историю, документы. Пустить его в общий файл нельзя — он увидит там и всех остальных, — поэтому каждый такой вопрос превращается в переписку: «подскажите, пожалуйста, что там с моим заказом».
Один-два признака — это ещё не повод. Четыре и больше — таблица уже стоит Вам денег, просто расход спрятан в рабочем времени.
Отдельно про персональные данные
Если в таблице лежат имена, телефоны и адреса клиентов — это персональные данные, и обязанности оператора возникают независимо от того, в чём Вы их храните. По 152-ФЗ доступ нужно ограничить, срок хранения определить, а по достижении цели данные уничтожить — на это есть отдельная норма, ч. 4 ст. 21. Файл в общей папке, который открывает любой сотрудник, не выполняет ни одного из трёх требований, и подтвердить обратное будет нечем.
Система из-за этого не обязательна. Но знать, где такие данные лежат и у кого к ним доступ, придётся в любом случае — дойдёт дело до разработки или нет.
Что делать до разработки
Самая частая ошибка — заказать систему «как в таблице, только лучше». Получается дорогая таблица.
Порядок, который работает:
Шаг 1. Опишите процесс, а не файл. Формулировка «нужна такая же таблица, только удобнее» не даёт разработчику ничего. Работает другая: заявка приходит оттуда, смотрит её вот кто, дальше происходит вот что. Колонки из этого выведутся сами.
Шаг 2. Наведите порядок в самой таблице. Одинаковые названия, никаких «Иванов И.», «Иванов Иван» и «иванов» в одной колонке. Разработчик за Вас этого не сделает — он не знает, один это человек или три.
Шаг 3. Найдите места двойного ввода и выпишите их: откуда, куда, сколько раз в день. Этот список обычно и определяет, с какого участка начинать.
Шаг 4. Отделите обязательное от желаемого. Рабочий тест: если пункт можно месяц делать руками и никто не заметит — в первую версию он не идёт.
Шаг 5. Проверьте, не решается ли задача проще. Иногда хватает свести три файла в один и договориться, кто его ведёт. Это бесплатно и занимает вечер.
Как выглядит переход
Резкий переход «с понедельника работаем в новой системе» почти всегда болезненный. Спокойнее делать это по частям:
- Система закрывает один участок — самый болезненный, обычно приём заявок.
- Остальное пока живёт в таблице.
- Данные переносятся один раз и проверяются.
- Участки добавляются по одному.
- Таблица остаётся как инструмент разовой аналитики — выгрузили, посчитали, забыли.
Excel из компании после этого не исчезает и не должен. Разовый расчёт в нём делается за десять минут, а то же самое в системе — это постановка задачи, оценка и релиз.
Сколько это стоит и когда окупается
Собственный веб-сервис начинается от 100 000 ₽. Узкая задача — скажем, только приём заявок с уведомлениями — укладывается в начало этой вилки, и каждый следующий закрытый участок двигает сумму вверх.
Окупаемость проще всего считать через двойной ввод. Два человека по часу в день при 250 рабочих днях дают около 500 часов в год — четверть годового времени одного сотрудника. Переведите эти часы в деньги по своей ставке и сравните с разовой стоимостью разработки: разработка платится один раз, часы — каждый год.
Если такого расхода нет — окупаемости тоже нет, и это нормальный ответ.
Короткий ответ
Если признаков один-два, оставайтесь в таблице. Разработка на этом этапе — расход, который нечем окупить.
Если признаков четыре и больше — над файлом работают вдвоём, данные вводятся дважды, нужны разные права, нужна история и нужны действия, — начинайте с самого болезненного участка и оставьте остальное в таблице до следующего шага.